Polityka Prywatności serwisu

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu vilmorian.com oraz członków klubu Vilmorian. Operatorem danych jest Vilmorian z siedzibą przy ul. Bohaterów Monte Cassino 35, 81-767 Sopot. Szanujemy prywatność naszych użytkowników i dbamy o to, aby ich dane były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem RODO.

Polityka prywatności opisuje, jakie informacje zbieramy w związku z korzystaniem z przestrzeni coworkingowej, członkostwem w klubie biznesowym oraz rezerwacją wydarzeń w naszej sopockiej lokalizacji. Wyjaśniamy również, w jakim celu dane są wykorzystywane, komu mogą zostać przekazane i jak długo je przechowujemy. Zachęcamy do uważnego zapoznania się z poniższymi punktami — w razie pytań pozostajemy do dyspozycji pod adresem info@vilmorian.com.

Administratorem danych osobowych jest Vilmorian z siedzibą w Sopocie (81-767) przy ul. Bohaterów Monte Cassino 35. Kontakt w sprawach ochrony danych możliwy jest pod adresem e-mail: info@vilmorian.com lub pisemnie na adres siedziby. Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych wewnątrz organizacji.

Osoba ta czuwa nad tym, aby zbieranie, przechowywanie i udostępnianie danych odbywało się zgodnie z wewnętrznymi procedurami oraz obowiązującym prawem. Wszelkie zgłoszenia dotyczące prywatności — w tym prośby o dostęp, sprostowanie lub usunięcie danych — należy kierować na wskazany adres e-mail lub pisemnie na adres naszej siedziby.

Vilmorian jest operatorem zarówno serwisu internetowego vilmorian.com, jak i fizycznej przestrzeni coworkingowej oraz klubu business poker w Sopocie. Oznacza to, że dane przekazane w związku z rezerwacją biura, członkostwem w klubie lub zapisem na wydarzenie networkingowe są przetwarzane przez ten sam podmiot.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub do momentu wycofania zgody przez użytkownika. W przypadku danych przetwarzanych w celach księgowych i podatkowych, okres ten wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Po upływie tego okresu dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą. Anonimizacja oznacza, że zbiór danych nie pozwala już na powiązanie konkretnej informacji z określonym użytkownikiem.

W przypadku wycofania zgody na przesyłanie newslettera lub materiałów marketingowych, dane wykorzystywane w tym celu usuwamy niezwłocznie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji usług, np. dostawcom systemów IT, biurom rachunkowym, operatorom płatności oraz firmom kurierskim. Administrator zapewnia, że wszystkie te podmioty gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Podmioty przetwarzające dane działają na zlecenie Vilmorian i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia powierzonej usługi. Z każdym z nich zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych, która określa obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i poufności.

Dane nie są przekazywane podmiotom trzecim do celów marketingowych ani nie są sprzedawane. Przekazanie danych innym odbiorcom następuje wyłącznie w sytuacjach przewidzianych prawem — na przykład na żądanie uprawnionego organu państwowego.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub zniszczeniem. Wszystkie połączenia z serwisem vilmorian.com są szyfrowane za pomocą protokołu SSL, a dostęp do danych fizycznych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.

Środki techniczne obejmują szyfrowanie transmisji, regularne kopie zapasowe, zabezpieczenia sieciowe oraz kontrolę dostępu opartą na indywidualnych uprawnieniach. Środki organizacyjne obejmują procedury wewnętrzne, szkolenia pracowników oraz ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które ich potrzebują do wykonywania obowiązków służbowych.

W przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmuje niezwłoczne działania mające na celu ograniczenie skutków i poinformowanie właściwych organów, zgodnie z wymogami Rozporządzenia RODO.